Sancionada em agosto de 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tem data prevista para vigorar em agosto de 2020, mas existe um Projeto de Lei 5762/19 aguardando aprovação, que prorroga o prazo para agosto de 2022. Independentemente dessa aprovação, fato é que a LGPD no RH merece atenção.
Isso porque o vazamento de dados (ou o uso incorreto deles) pode trazer uma série de consequências, capazes de impactar negativamente a imagem da organização e até mesmo as finanças, com a aplicação de multas e outras sanções.
Ao longo deste artigo, você vai conhecer mais sobre os impactos da LGPD no RH. Acompanhe!
Trata-se de uma lei que faz a regulamentação do tratamento de informações pessoais no Brasil e ela abrange tanto as instituições públicas quanto as particulares, de qualquer natureza. Assim, a LGPD é aplicada nas operações cujos tratamentos de dados pessoais são necessários e, após a sua implementação, vai impactar o cotidiano dos cidadãos, de companhias e dos órgãos públicos, em razão do estabelecimento de direitos e de responsabilidades.
A LGPD, apesar de ainda ser extremamente recente, é considerada por diversos profissionais, inclusive de RH, como um marco legal para a proteção da privacidade de dados pessoais.
Isso porque, de acordo com o estudo de especialistas, a lei torna possível que o cidadão conquiste uma maior noção e mais controle acerca de quais são os registros pessoais transferidos, tratados, comercializados e armazenados, da mesma maneira que lhe concede poder de denunciar práticas nocivas.
A Lei Geral de Proteção de Dados exige que as organizações, sejam elas públicas, sejam elas privadas, realizem um vasto estudo, a fim de entender as normas e como os processos poderão ser adequados para efetivar as exigências legais. Entre os principais pontos da LGPD, podemos destacar os elencados a seguir.
A lei define dados pessoais como elementos que podem fazer a identificação de alguma pessoa, indo além do simples nome, mas com a revelação de informações que, se cruzadas com outros dados, podem levar à identificação de certa pessoa.
A nova lei define como dados sensíveis elementos relacionados à origem racial ou étnica, a opiniões políticas, à saúde ou à vida sexual e a convicções religiosas. O intuito é evitar discriminação ao fazer com que essas informações sejam mais protegidas.
A Lei Geral de Proteção de Dados dispõe sobre a forma como os dados serão coletados e tratados em qualquer situação, em especial nos meios digitais. São cobertas algumas situações, como fotos, cadastros ou textos cujas publicações são realizadas em redes sociais.
A LGPD faz com que a maioria das empresas tenha de rever seus processos, e o setor de RH é diretamente impactado, já que se relaciona diretamente com pessoas.
Assim, desde a seleção até o desligamento do trabalhador, todos os dados devem ser protegidos. Em caso de descumprimento dessa determinação, a instituição estará sujeita às sanções legais, que envolvem o pagamento de multas e, em questões mais graves, o fechamento da empresa.
O RH pode (e deve) iniciar o mapeamento de todos os processos envolvendo os dados de candidatos e colaboradores. Assim, ao ter todos os registros organizados, fica mais fácil saber onde os processos de segurança dos dados podem ser trabalhados para se evitar o vazamento dessas informações. Veja, a seguir, como organizar a rotina do setor de RH para se adequar às mudanças!
Os profissionais do quadro de pessoal terão de ter seus cadastros atualizados e devem assinar um termo concedendo autorização para o uso das informações. Para isso, a empresa terá de especificar todos os órgãos envolvidos na contratação e que precisam desses registros, sejam eles públicos, sejam eles privados.
O profissional também precisará ser informado para onde suas informações pessoais serão enviadas, sendo necessário amplo conhecimento do setor de Recursos Humanos acerca da lei. Dessa forma, será possível direcionar as demandas e orientar os trabalhadores.
A LGPD também tem impacto direto nos processos de recrutamento e seleção. A gestão de RH precisará redigir um documento de autorização e entregá-lo ao candidato, seja no ambiente físico, seja no ambiente online, nos quais ele autoriza ou não a divulgação de suas informações pessoais e para qual finalidade.
Da mesma forma, o teor do documento também pode indagar se o profissional é a favor que o seu currículo seja disponibilizado para outras companhias. Para isso, é preciso que seja evidenciada a finalidade e para quais empresas as informações serão compartilhadas.
Visando à adequação à nova lei, os questionários de autorização do uso das informações precisam ser claros e objetivos, de maneira que todos os envolvidos tenham clareza acerca da finalidade do compartilhamento das informações e não restem dúvidas no momento da assinatura. Isso é fundamental para que o setor de Recursos Humanos se mantenha resguardado de qualquer intervenção jurídica.
Para otimizar a operação de adequação dos processos, é possível que o RH comece os procedimentos com os novos admitidos, a fim de que eles já estejam em conformidade com a LGPD a partir de seus primeiros momentos na empresa. Em paralelo, é possível recolher as autorizações dos colaboradores e anexá-las aos dossiês dos profissionais antigos.
RH e Tecnologia da Informação (TI) serão dois setores que caminharão juntos para a implementação da LGPD nas empresas. A nova lei prevê o cargo de Encarregado de Proteção de Dados, e esse profissional será o responsável por realizar auditorias internas, revisar as políticas de segurança e os contratos, além de outros documentos referentes às informações dos colaboradores.
Assim, logo após o RH mapear os processos, deve ser constituído um Relatório de Impacto de Privacidade. Nesse registro, devem constar todos os dados dos colaboradores da empresa, para que o Núcleo de TI faça uso das ferramentas tecnológicas necessárias, objetivando que os sistemas sejam blindados de forma devida.
Como vimos ao longo desta leitura, a LGPD no RH é uma importante medida para aumentar o grau de confiança entre trabalhadores e organizações. Logo, somar esforços para que a empresa possa se adequar o mais rapidamente possível às exigências legais e às tendências dessa adaptação contribuirá para o desenvolvimento da corporação e para a satisfação das pessoas que fazem parte dela.
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