A otimização de rotina do trabalho é fundamental na administração de empresas que têm como objetivo melhorar sua performance e, consequentemente, seus resultados. Isso porque já se sabe que a desorganização é inimiga da produtividade.
Sendo assim, hoje, já não basta ter uma boa ideia ou fazer um investimento pesado em vendas. Para alcançar as metas traçadas, o gestor precisa implantar técnicas que otimizem os processos, impulsionando o desempenho das equipes.
Quer saber como fazer isso na sua empresa? Então, siga a leitura do post e confira nossas dicas para que a rotina de trabalho seja sua grande aliada. Vamos lá?
Trata-se de um conjunto de ações que visam à melhoria da interação entre as diferentes atividades que são desempenhadas por uma empresa. Isso significa que um plano de otimização de rotina só acontece se houver o envolvimento dos diversos departamentos, colaboradores e processos.
Dessa forma, o gerenciamento com foco na otimização engloba uma série de práticas e verificações contínuas, para que todos possam desenvolver seu trabalho e atingir suas metas.
Já há algum tempo, a otimização vem sendo encarada como uma prioridade na administração de empresas. Isso se deve principalmente ao aumento da concorrência, que gera uma necessidade maior do controle de processos para que, inclusive, a companhia consiga reduzir custos e, assim, o preço final.
A otimização de rotina ainda evita a falta de foco, define prioridades e combate a procrastinação. Para isso, o gestor terá que passar por algumas etapas, tais como:
Para que cada uma dessas etapas seja cumprida e para que se alcance a otimização da rotina dentro da empresa, é necessário seguir alguns passos. Confira!
Conhecer o funcionamento dos processos em sua organização é o primeiro passo para otimizar a rotina. Você pode utilizar um esquema que permita entender como cada atividade se dá de forma isolada e como ocorre a integração. Dessa forma, o gestor conseguirá identificar:
Com o mapeamento dos processos em mãos, é hora de gerenciar o fluxo das atividades dentro do ambiente de trabalho. Para isso, divida as rotinas por critérios objetivos, separando os processos críticos dos habituais.
Também é possível fazer uma organização baseada em tempo. Assim, são priorizados os trabalhos com data de entrega mais próxima. Outra forma é a classificação de rotina de acordo com os recursos envolvidos. Pode ser pelo número de colaboradores, pelo grau de impacto do envolvimento de cada um em determinada tarefa ou, ainda, pelo nível de necessidade de apoio entre profissionais.
De nada adianta detectar a necessidade de melhoria em alguns processos se a equipe não estiver capacitada para realizar os ajustes necessários. O ideal é investir em mão de obra qualificada, o que significa treinamento contínuo. Afinal, investir em conhecimento é o que vai garantir resultados positivos para a empresa.
Em alguns casos, pode haver resistência dos colaboradores, principalmente quando os ajustes são substanciais. Então, é preciso motivá-los, mostrando que fazem parte do time e que são fundamentais para que a empresa alcance as metas.
Cumprir prazos é um dos princípios básicos do gerenciamento de processos. Dessa forma, todo tipo de vício centralizador deve ser abandonado em prol da eficiência. Portanto, delegar tarefas passa a ser de vital importância. Isso deve acontecer levando em consideração a prioridade dos procedimentos e a habilidade dos profissionais.
Muitos líderes têm dificuldade de delegar tarefas porque, no passado, a escolha de um colaborador sem as características necessárias para executar a tarefa entregue gerou um efeito negativo. Isso costuma aumentar as incertezas do gestor em descentralizar as atividades. Portanto, aposte em uma estratégia eficiente para delegar tarefas.
O desenvolvimento da tecnologia permitiu o acesso a soluções informatizadas que padronizam processos e, assim, diminuem a possibilidade de erro e retrabalho. Esses softwares ainda garantem:
Para que a otimização da rotina funcione, é fundamental que o gestor monitore o desempenho de cada profissional, do grupo e da empresa, em relação às metas traçadas.
Sendo assim, aposte no controle de tarefas. Lembre-se de que, sem cobrança, é muito difícil que ocorra uma mudança perceptível no resultado da empresa. E, quando a rotina das equipes já está contaminada pela conservação do status, essa cobrança se faz ainda mais necessária.
O recomendável é que o líder utilize um check-list ou outras ferramentas para acompanhar o andamento da rotina individual e do time. Com um monitoramento de desempenho eficiente, o gestor ainda pode verificar ineficiências e dificuldades e, dessa forma, alterar a execução das tarefas, aumentando o prazo ou dividindo o trabalho entre os membros da equipe, por exemplo.
Otimizar a rotina não significa apenas ajustar rumos e corrigir erros. O gestor também deve estar preparado para utilizar caminhos diferentes e inovar. Nesse processo, a comunicação é uma grande aliada.
Ela colabora não só para a divulgação da empresa, mas também para o mapeamento do que os seus clientes querem e do que os seus concorrentes estão fazendo de diferente no mercado. Esse diagnóstico ajudará o administrador a rever e otimizar rotinas. Além disso, a comunicação dentro da empresa ajuda os colaboradores a entenderem como serão os novos processos e o papel deles nessa estratégia.
A presença da tecnologia no meio corporativo é um dos pontos que mais têm gerado benefícios para a administração de empresas, nos mais diversos setores e nas questões cotidianas que integram a rotina dos colaboradores e gestores.
No caso do RH, é possível tornar a gestão de benefícios muito mais eficiente, por exemplo, ao aderir a soluções tecnológicas, como os tradicionais cartões de benefícios para funcionários.
Por meio desse tipo de sistema versátil, é possível proporcionar agilidade, segurança e conforto para a equipe de profissionais do negócio, oferecendo benefícios, como:
Essa tecnologia facilita o trabalho do departamento de RH também, pois todo o gerenciamento de valores é feito remotamente. Ou seja, os benefícios de todos os funcionários são depositados nas contas referentes aos seus cartões, o que garante total controle e eficiência à gestão.
Existem diferentes maneiras de oferecer benefícios para os seus colaboradores, com a finalidade de reter os melhores talentos do mercado e reduzir o índice de turnover. Contudo, é importante não generalizar. Conheça o perfil de seus funcionários para oferecer o que, de fato, possa fazer diferença em suas vidas.
Por exemplo, se você conta com muitos jovens na equipe, é mais válido oferecer descontos em cursos profissionalizantes, pós-graduação ou cursos técnicos, do que o auxílio-creche, concorda?
Por mais que pareça complicado, a tarefa é bem simples. Toda organização tem a tendência de seguir um tipo de perfil parecido na hora de contratar novos profissionais. Enquanto algumas preferem os talentos mais experientes do mercado, outras investem nos jovens que estão se posicionando agora, por exemplo.
Seja qual for o tipo de candidato que a sua empresa prefira, o fato é que é preciso conhecer seu perfil precisamente para fazer uma boa gestão e garantir um ambiente de trabalho harmonioso, no qual as pessoas gostem de trabalhar e sejam produtivas.
Tanto os processos de recrutamento quanto os de seleção devem apresentar as políticas de benefícios da empresa com clareza e concisão, pois, dessa forma, é feita uma espécie de “triagem natural”. Ou seja, ao ser transparente em relação ao que a organização realmente oferece, apenas os candidatos que realmente têm interesse em integrar o time se candidatarão às vagas.
No momento de anunciar as oportunidades, não omita detalhes sobre o que o negócio oferece para beneficiar seus colaboradores, e isso inclui os percentuais de descontos sobre os salários para que os benefícios sejam concedidos.
Por fim, como falar em administração de empresas na era da informação digitalizada sem mencionar uma das grandes tendências atuais? Estamos nos referindo a uma gestão omnichannel. Isto é, uma maneira de gerenciar a rotina de sua equipe utilizando todos os canais de comunicação disponíveis.
Essa estratégia já vem sendo utilizada para otimizar a comunicação entre as marcas e os seus consumidores. Porém, seus recursos que facilitam a interação podem ser aplicados internamente, proporcionando muito mais versatilidade e agilidade entre os departamentos.
Considere integrar todos os canais de contato em um único ambiente, de modo que cada setor possa se comunicar com outras áreas da organização sem “ruídos”, garantindo a clareza das informações e o sucesso da empresa como um todo.
Enfim, a otimização de rotina na administração de empresas acarreta inúmeros benefícios, como aumento da eficiência do negócio, redução da quantidade de erros, tomada de decisões mais ágeis, identificação e melhoria de processos e redução de custos. Mas, para isso, o gestor precisa conhecer a fundo a rotina da empresa e investir em capital humano e em informatização.
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