No mundo empresarial, a troca de informações é uma parte fundamental do dia a dia de trabalho. E como estamos na era digital, essas trocas são cada vez mais rápidas. Mesmo os dados que não deixam os limites do escritório, servindo apenas à comunicação interna, precisam viajar rapidamente. Para contribuir com essa aceleração, a melhor ferramenta é a intranet.

Ela é semelhante à internet que conhecemos, mas sua rede é um circuito fechado, que não requer acesso à World Wide Web, basta usar um computador conectado ao servidor da empresa. Isso permite que seus colaboradores se comuniquem entre eles com muito mais eficiência.

Pretende usar essa ferramenta para melhorar a comunicação interna do seu negócio? Então, veja 5 dicas básicas para tirar melhor proveito dessa estratégia!

1. Tenha outras ferramentas integradas

E-mails, chats de voz para reuniões, compartilhamento de arquivos e mensagens importantes são apenas algumas das funcionalidades necessárias na sua rotina de trabalho. Porém, elas costumam vir em diferentes aplicativos, o que reduz sua praticidade.

Adotando a intranet na sua empresa, essas mesmas ferramentas podem ser integradas. Dessa forma, tudo estará disponível no mesmo canal, facilitando o acesso. Além disso, certas tarefas, como o envio de arquivos, são mais fáceis quando o sistema é unificado.

2. Use uma interface fácil de navegar

O design da página da empresa tem um grande efeito sobre a qualidade da comunicação interna das suas equipes. Se uma informação é mais difícil de ser visualizada corretamente, então a mensagem que ela comunicava fica comprometida.

Se a interface é muito poluída, levará mais tempo para que alguém encontre o que precisa. Otimizar a navegação não é uma questão de estética, mas sim de funcionalidade.

3. Integre todas as informações importantes

Em muitos momentos, um determinado setor pode precisar de informações diretas de outro, como é o caso dos departamentos de marketing e de vendas, que costumam trabalhar de forma integrada.

Ter que se deslocar entre as áreas para conseguir os dados necessários pode consumir muito mais tempo do que deveria. Por isso, é melhor que a intranet tenha todas estas informações disponíveis. Dessa forma, aqueles que precisarem são capazes de encontrá-las rapidamente por conta própria.

4. Monte uma equipe para atualizar informações

Sua intranet é também um excelente portal para divulgar novidades da empresa em larga escala. Porém, para que isso ocorra, é necessário atualizar a página com bastante frequência.

Pensando nisso, pode valer a pena investir em uma equipe dedicada a coletar e elencar informações mais importantes, mantendo o site da empresa sempre rico em conteúdo.

5. Conte com o apoio do time de TI

Claro, você nunca deve esquecer que, quando está lidando com ferramentas tecnológicas, ter o auxílio de um setor especializado faz uma enorme diferença.

A instalação do sistema, sua otimização e manutenção dependem diretamente do trabalho do departamento de TI da sua empresa. Garantir que eles estejam acompanhando o processo de implementação pode ajudar a evitar muitos erros.

Com essas dicas, você já está preparado para usar a intranet no seu negócio para potencializar sua comunicação interna. Quer ficar por dentro de mais conteúdos interessantes? Então, curta a nossa página no Facebook!