Recentemente, muitas pessoas ao redor do mundo passaram a se perguntar como funciona o home office. A pandemia da COVID-19 nos trouxe problemas inegáveis de manutenção do contato social e o isolamento foi determinado por decretos e projetos de lei, que se alteram ao sabor do debate sobre qual a melhor forma de agir diante de algo sobre o qual não sabemos o suficiente.
Independentemente da visão de cada um sobre como agir, o fato é que as empresas passaram a se dedicar a proteger os clientes e colaboradores. Esse contexto gera preocupações humanitárias, econômicas, estratégicas e operacionais que não são simples de administrar.
Como alternativas para várias funções de trabalho, temos o home office. Ele protege os colaboradores do contágio, demonstra uma atitude responsável da empresa e permite cuidados com os clientes, se eles puderem ser atendidos remotamente.
A realidade do momento exige preocupação das empresas em agregar esse valor aos seus serviços, basicamente, adotando boas práticas sanitárias para a proteção de todos e, ao mesmo tempo, mantendo a rotina otimizada e diminuindo custos. Como exatamente fazer isso é outra pergunta difícil de responder, mas estamos prontos para ajudar com ela no que se refere ao trabalho remoto. Confira!
O funcionamento do home office é conhecido como uma iniciativa na qual as pessoas podem trabalhar de suas próprias residências. Essa é uma definição simples, mas a complexidade de administrar uma equipe a distância precisa ser considerada.
No exercício de desenvolver modelos e metodologias que permitam um bom monitoramento e uma comunicação eficiente, são desenvolvidas plataformas digitais e usadas tecnologias diversas, que aproximam os colaboradores e permitem uma ação mais coordenada.
Para conseguirem isso, as empresas também precisam desenvolver e capacitar suas equipes. Afinal, uma operação tão diferente da presencial, com a qual estamos acostumados, exige mudanças culturais e um processo de aprendizado e adaptação. Tudo isso mantendo um bom clima organizacional.
O problema é que não tivemos o tempo necessário para a implantação ideal e perfeita. Em razão da pandemia, muitas empresas se viram obrigadas a adotar o home office do dia para a noite, o que aumentou o desafio e limitou os resultados.
Isso não é exatamente um problema, pois é uma situação comum para boa parte das organizações, mas é preciso ser ágil na correção de eventuais falhas e é importante ter cuidado com alguns detalhes estruturantes, como o uso de tecnologia de apoio.
Estruturar a operação de home office, basicamente, envolve a criação de um canal de comunicação eficiente, que permita um bom fluxo de mensagens, arquivos e dados, mas também demanda um sistema de controle e acompanhamento das tarefas, que são o principal elemento de observação.
Ao contrário do trabalho presencial, que tradicionalmente é monitorado com foco no tempo de dedicação a cada tarefa, o trabalho remoto não permite esse acompanhamento. Algumas empresas já atuam com um foco maior em resultados, por isso, terão mais facilidade de adaptação, mas outras sentirão um impacto maior.
No último tópico, você poderá conferir algumas dicas de como superar esses detalhes. Agora, feita essa introdução, você pode conhecer alguns casos interessantes de utilização do home office.
Escritórios nos Estados Unidos e no Canadá da gigante estadunidense passaram a utilizar o home office em março. Entrevistas de emprego passaram a ser realizadas por videoconferência e apenas colaboradores com presença indispensável podem comparecer aos escritórios.
Recentemente, a empresa disponibilizou o recurso de teleconferência para usuários Google, que pode ser acessado na plataforma de webmail, logo acima da aba do Hangout.
As duas chinesas adotaram o home office logo após o ano novo chinês, que ocorre em março, no início da primavera. Ambas as organizações utilizam suas próprias plataformas, que estão disponíveis para outras empresas e, respectivamente, são: a DingTalk e a WeChat Work.
As plataformas chegaram a sair do ar devido à quantidade de acessos, que reuniram mais de 800 milhões de pessoas, o que corresponde ao equivalente a 4 vezes a população brasileira. As principais funções dos sistemas são a criação de reuniões e de grupos de trabalho e o acompanhamento de tarefas.
A Apple também adotou o trabalho remoto em todo o mundo. Os focos dos comunicados foram o bem-estar e a necessidade de isolamento como única atitude responsável para uma empresa global, que também se comprometeu com a manutenção dos pagamentos de todo o quadro de colaboradores.
O Twitter iniciou sua política com o incentivo ao trabalho remoto, em março, mas logo o tornou obrigatório. A empresa instalou equipamentos de escritório nas casas dos colaboradores e se comprometeu com o reembolso das despesas com as instalações.
O Twitter se preocupou com a elaboração de um manual de boas práticas, o que é fundamental para garantir um bom ambiente, as condições ergonômicas e a saúde mental, que pode sofrer em uma situação de isolamento, especialmente nos mais drásticos.
O exemplo do Twitter revela uma boa dica sobre a necessidade de se preocupar com o comportamento do colaborador no trabalho remoto, que pode prejudicar a saúde e a produtividade. Podemos começar esse último capítulo nos aprofundando nesse aspecto.
Nem todas as pessoas se adaptam com facilidade ao trabalho em home office. Apesar de ser um modelo considerado atrativo, uma vez que elimina a necessidade de deslocamentos e permite mais flexibilidade, muitos profissionais se sentem mais à vontade e seguros com o modelo tradicional, muitas vezes por resistência à inovação.
Por isso, é preciso estar atento à realidade de cada colaborador. Alguns podem sentir dificuldades em lidar com a presença ininterrupta dos filhos, por exemplo, enquanto outros podem se sentir estimulados pelo fato de poderem conviver mais com as crianças.
Incentivar intervalos para se exercitar, orientar sobre cuidados com a ergonomia e sobre como gerenciar o próprio tempo e adaptar os benefícios oferecidos à nova realidade é uma boa dica para o trabalho em home office.
A tecnologia é fundamental para garantir uma boa comunicação, dinâmica e fluida, e um bom monitoramento de trabalho. O ideal é evitar adaptações e o uso de um número muito grande de programas diferentes.
O WhatsApp, por exemplo, pode ser muito útil para o contato com os clientes e entre os colaboradores, mas ele não permite a sinergia ideal se não estiver integrado com outras aplicações. Existem plataformas que fazem essa integração e outras mais específicas para o trabalho remoto.
Essas são as ideais, uma vez que permitem o lançamento de tarefas e o monitoramento de execução, com indicadores e funcionalidades de interação. A DingTalk e a WeChat Work, que mencionamos, são usadas por empresas no mundo todo, bem como o Slack, que também é muito popular.
Ou seja, nossas dicas e observações sobre como funciona o home office são, basicamente, voltadas a estruturar o trabalho na residência do colaborador, a orientá-lo sobre como deve se comportar para se preservar e ser produtivo e em favor da adoção de tecnologias para facilitar o trabalho, sempre buscando engajar os profissionais.
Por isso, agora, complemente essas informações como o post “Como engajar funcionários? Confira 11 dicas indispensáveis!” Não perca!
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