Viagens corporativas são fundamentais para toda empresa que quer expandir seus negócios. Seja para visitar um potencial novo fornecedor no estado vizinho, seja para fazer um curso em uma prestigiada universidade estrangeira, viajar oferece oportunidades que simplesmente não aparecem dentro dos limites do escritório.

Muitas empresas, contudo, decidem restringir as viagens por causa dos gastos excessivos. Acontece que viajar não precisa custar muito. Uma boa gestão das viagens corporativas permite reduzir e controlar o orçamento, de forma que o investimento sempre valha a pena.

Neste artigo, você vai conhecer os principais erros cometidos pelas empresas no controle de viagens corporativas. Vai também entender por que eles acontecem, quais prejuízos geram e como evitá-los. Boa leitura!

Não definir uma política de viagens

A principal razão para as viagens corporativas pesarem no orçamento é a falta de uma política da empresa a respeito disso. Como definir se uma viagem é mesmo necessária e quais serão os recursos usados? Definir regras com antecedência assegura que cada viagem trará benefícios ao negócio e que ele dará conta das despesas.

Alguns itens que devem fazer parte da política de viagens são:

• principais motivos que justificam uma viagem corporativa;
• destinos para os quais a viagem será feita de avião e em quais outros pode ser feita de carro ou ônibus;
• categoria de hotel onde os colaboradores podem se hospedar ou a diária máxima de hotel por cidade;
• se o viajante tem direito a reembolso por refeições feitas durante a viagem e de qual valor;
• despesas que podem ser preautorizadas (lavanderia, táxi, despacho de bagagem etc.).

Não planejar as viagens corporativas

Não basta ter uma política que norteie as viagens individualmente. É preciso que todo o planejamento da empresa se envolva no assunto, de forma a cortar custos e conseguir condições melhores com os fornecedores.

Em algumas empresas, as passagens aéreas são compradas em cima da hora, pelo critério do menor preço. Mas o negócio pode optar por concentrar todos os voos com uma única companhia aérea, fechando um contrato de preços mais baixos. Da mesma forma, se os colaboradores costumam viajar para uma mesma cidade com frequência, vale a pena fechar um acordo com um único hotel, que pode oferecer descontos em troca da clientela garantida.

Com um planejamento proativo, seu negócio pode conseguir preços melhores também com agências de turismo, restaurantes, centros de convenções e muito mais. Se algum desses estabelecimentos pertencer a alguma rede que opere também na sua cidade, o desconto pode valer até mesmo quando ninguém da sua empresa está viajando.

Não planejar um roteiro

Então, a política de viagens está definida e a empresa já atua para negociar descontos com os fornecedores. Trabalho encerrado? Não. Ainda é preciso fazer um bom roteiro de cada viagem para assegurar que ela vá valer a pena.

Algumas dicas que podem parecer óbvias são muito importantes nessa hora. Entre elas está verificar se o viajante não vai chegar numa data que é feriado municipal ou local no destino. Combinar agendas com antecedência (e confirmar na véspera) também. O ideal é não marcar muitos compromissos por dia, para impedir que imprevistos provoquem atrasos em cascata.

Itens importantes no planejamento do roteiro incluem:

• se o primeiro compromisso é de manhã cedo, chegar ao destino na tarde anterior, ainda que isso custe uma diária de hotel a mais;
• verificar o tempo de deslocamento entre o aeroporto de destino e o hotel ou primeiro compromisso;
• planejar a ordem dos compromissos de forma a economizar tempo, concentrando no mesmo dia o que ocorre em endereços próximos;
• marcar almoços de negócios para aproveitar esse tempo na agenda;
• verificar o clima no local de destino e levar roupas adequadas;
• no caso de destinos estrangeiros, levar em conta as necessidades específicas, como tirar visto, tomar vacinas e assim por diante;
• definir antes o meio de transporte para deslocamentos internos (carro alugado, motorista, aplicativo de transporte, táxi, metrô, etc.) e o orçamento.

Deixar de contratar seguro

Em algumas empresas o seguro viagem é visto como uma bobagem, uma despesa desnecessária. Mas essa é a natureza do seguro: só dar falta a quem precisa dele e não o tem.

O seguro é muito necessário em casos de imprevistos. Oferece assistência médica em caso de acidentes, pode assegurar hospedagem em casos de cancelamento ou interrupção da viagem e garantir indenização em casos de extravio de bagagem. No longo prazo, portanto, o seguro viagem reduz os gastos das viagens corporativas.

Partir em cima da hora

Sabemos que as empresas querem que seus colaboradores trabalhem bastante, mas elas também não querem que eles percam o voo. Com o trânsito cada vez mais imprevisível das grandes cidades e os aeroportos cheios, nunca foi tão importante partir com antecedência.

Considere que o viajante deve chegar duas horas antes do voo no caso de destinos nacionais e três horas antes dos internacionais, e libere o representante mais cedo do trabalho. Isso permite atravessar com mais tranquilidade as longas filas e passar pelos procedimentos de segurança.

Não ter uma política de reembolso

Finalmente, a viagem foi bem-sucedida e o representante da empresa voltou à rotina. E agora? Aquele táxi que ele tomou por causa de uma chuva imprevista deve ser reembolsado? E se alguém cometeu um erro durante a reserva e foi necessário trocar para um hotel mais caro? O que acontece?

Uma política clara de quais despesas são autorizadas e como serão reembolsadas permite responder a essas perguntas com clareza e garante a satisfação dos seus colaboradores. Uma boa ideia é definir que só serão reembolsadas despesas preautorizadas, mas que, antes da viagem, é possível pedir uma certa quantia em despesas emergenciais. Desde que devidamente documentadas, o procedimento garante o reembolso.

Viagens corporativas são fundamentais. O mundo está cheio de oportunidades de novos clientes, fornecedores, parcerias e aprendizado. Tudo isso está acessível à sua empresa e não precisa custar caro. Com algum planejamento, esse mundo de oportunidades vai caber no bolso.

Esperamos que este artigo tenha sido útil pra você. Agora, assine nossa newsletter e fique por dentro das melhores dicas do mercado em gestão de RH, saúde e bem-estar, empreendedorismo e inovação.